5 Motivos por los que trabajo siempre en la nube

Los principales servicios de almacenamiento en la nube; tales como Google Drive, OneDrive o Dropbox, han ido incorporando funcionalidades para que sus propuestas sean cada vez más atractivas y útiles. Sin embargo, hubo una actualización que lo cambió todo: la posibilidad de crear documentos, compartirlos y trabajar en equipo. Esta novedad cambió las reglas de juego a tal punto que hoy parece casi indispensable para muchos el exigir esta función antes de elegir un servicio de almacenamiento en la nube para la productividad.

En mi caso, empleo 3 servicios de almacenamiento en la nube: Google Drive como servicio principal, personal y de trabajo; OneDrive para atender clientes que usan Microsoft; y iCloud para mi trabajo creativo en RRSS, debido a que suelo crear y editar desde un iPad. Podría reducirlos a 2 o a uno: sí; sería Google Drive el elegido, sin lugar a duda, pero prefiero diversificar un poco para aprender y tomar lo mejor de cada uno (aunque iCloud sí me resulta obligatorio desde que migré mis dispositivos al ecosistema de Apple. Haré alguna publicación al respecto, más adelante).

En esta ocasión, les quiero compartir 5 motivos -aunque podrían ser más- por los que trabajo siempre en la nube; principalmente en Google Drive. El solo pensar en noticias como aquellas en las que estudiantes, de diversos niveles educativos, pierden o les roban la laptop y pierden su tesis o trabajos finales, me motiva mucho a compartirles mis razones para preferir la nube y no las aplicaciones de escritorio y almacenamiento local exclusivo.

Sin más, mis 5 motivos para elegir la nube como mi espacio de trabajo diario:

1. GUARDAR ARCHIVOS DE DIVERSOS TIPOs

Está claro que la finalidad inicial de la nube fue brindar la posibilidad de guardar archivos en servidores seguros y confiables; bueno, esa función sigue existiendo. Poder usar la nube como repositorio de archivos de diversos tipos (documentos, imágenes, PDFs, sonido, vídeo, etc.) es muy útil, siempre que contemos con el espacio para hacerlo. Evidentemente, si este espacio se va llenando, tendremos que evaluar pagar por ampliar el almacenamiento; lo que muchas personas ya hacen y es en esencia el futuro en el mundo personal y laboral en línea.

2. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Así se moje o queme mi PC, laptop, tablet o celular, mi información siempre estará segura en la nube; esa es la premisa. Para los servicios en la nube, los dispositivos solo son puertas de acceso a la información. Regresemos al ejemplo del estudiante al que le roban la laptop: si hubiera tenido su tesis almacenada en la nube, lo único que hubiera necesitado para acceder a ella nuevamente es contar con otro dispositivo que se conecte a Internet, un usuario y una contraseña del servicio que emplea, y listo. Gracias a la nube, la información no depende de qué dispositivo usemos para añadirla: una vez que esté allí, estará segura.

Así se moje o queme mi PC, laptop, tablet o celular, mi información siempre estará segura en la nube, esa es la premisa.

3. DISPONIBILIDAD DE LA INFORMACIÓN

No importa qué dispositivo use, tendré siempre mi información disponible solo con unos cuantos clics. Les pongo un ejemplo: casi siempre que asisto a alguna conferencia presencial (espero pronto volvamos a ello), recibo una carpeta con documentos -que típicamente entregan a los participantes-, y casi lo primero que hago es escanear dichos documentos (usando mi celular y alguna aplicación, como Adobe Scan) para luego guardarlos en Google Drive, en una carpeta reservada para tal fin (tengo una carpeta llamada CURSOS Y CONFERENCIAS, y dentro creo carpetas por cada evento). Así, si necesito la información en otro momento puedo acceder a ella desde mi móvil, iPad, laptop, etc.; sin problemas. Además, debo ser honesto: esas carpetas físicas casi siempre se pierden.

4. CREACIÓN DE CONTENIDO DIGITAL

Si necesito redactar un documento, hacer una presentación, trabajar con una hoja de cálculo, crear una infografía, diseñar una página web, entre otros, puedo hacerlo con solo abrir Google Drive y presionar el botón NUEVO. Automáticamente, aparece frente a mí una lista larga de herramientas ofimáticas útiles y muy fáciles de editar. Para mí, no hay nada como abrir Google Chrome, digitar docs.new y que se cree inmediatamente un documento que quedará alojado en la nube sin importar si lo guardo o descargo. Regresar a éste es tan sencillo como ingresar a Google Drive y buscarlo en la sección MI UNIDAD, a la que accedemos por defecto al abrir Drive. Esta es quizás de las funcionalidades que más me gustan de la Google Workspace; aunque debo decir que es una función que también uso mucho en OneDrive si requiero de un documento en formato MS Word, MS Power Point, MS Excel, o algún otro del entorno Microsoft 356. Ambos entornos, el de Google y el de Microsoft, funcionan bastante bien para crear y alojar documentos en la nube.

5. COLABORACIÓN EN TIEMPO REAL

Otra de mis funcionalidades favoritas de Google Drive y OneDrive. Acceder, crear un documento, compartirlo y empezar a trabajar en tiempo real, a pesar de estar todos los miembros del equipo en locaciones distintas, es una oda a la eficiencia. Aquello de enviar documentos por correo esperando que otros añadan sus aportes, trabajando uno a la vez, es cosa del pasado. Gracias a la ofimática en la nube es posible crear un proyecto que tenga un documento, una presentación y una hoja de cálculo, y que el equipo pueda trabajar de forma sincrónica -todos a la vez- o de forma asincrónica -cada uno en el momento que tiene disponible-, según sea necesario; minimizando tiempos y maximizando la eficiencia del trabajo en equipo. Una maravilla. Lo cierto es que muchas personas que usan la aplicaciones ofimáticas de Microsoft no saben que esta función también está disponible en ese entorno y continúan enviando pesados archivos por correo electrónico. Bueno pues, es algo que pueden cambiar.

BONUS: INTEGRACIÓN ENTRE APLICACIONES

Esta posibilidad es algo que realmente me encanta y está disponible únicamente en el entorno de las Google Apps. (Bueno, Google tiene mucho más recorrido y experiencia en este aspecto que Microsoft, siendo honesto). Abrir un Documento de Google y tener a mano el Calendario, las Tareas, las notas de Keep; o abrir Gmail y tener a mano estas herramientas además de otras como Trello, Asana, Evernote, entre muchas otras, es realmente un placer. Este nivel de interconexión o integración ha sido diseñado para potenciar la eficiencia en el trabajo, además de poder tener todo a mano: compromisos, tareas, anotaciones, proyectos, y todo lo que necesitemos sin tener que abrir numerosas pestañas o escritorios a la vez. Me atrevería a decir que aún estamos viendo los primeros pasos en la integración de aplicaciones, y qué hay mucho más que aún se puede explotar de esta función. Esperemos ver pronto propuestas innovadoras en este aspecto.

Bueno, creo que está claro porqué amo trabajar en la nube. Espero además poder animar a quienes no lo hacen, a pensar en el importante salto cualitativo que implica pasar de crear contenido digital que se aloja de forma exclusiva en el dispositivo en el que lo creamos, a tener disponibilidad de acceder o crear diversos tipos de documentos, desde cualquier lugar o dispositivo, sin temor a perder la información.

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¡Nos vemos!