5 Razones por las que deberías usar Hojas de Cálculo de Google (Google Sheets)
Entre las muchas alternativas de software para elaborar hojas de cálculo, el rey indiscutible es MS Excel; un software, de pago, muy completo, con una innumerable cantidad de alternativas de uso y funcionalidades. Sin embargo, lo real es que en nuestro día a día laboral, la gran mayoría de funciones que posee esta aplicación no son utilizadas en las tareas cotidianas; es más, el tener tantas opciones a mano, puede hacer confuso incluso el acceso a las funciones más sencillas. Justamente, en ese espacio encontró una oportunidad Google y su apuesta por crear una suite ofimática en la nube (Google Workspace), ofreciendo versiones ligeras de las aplicaciones ofimáticas que empleamos a diario, como: Documentos, Presentaciones, Hojas de Cálculo, Dibujos, Formulario, Sites, My Maps, Jamboard, entre otras. Los que preferimos trabajar en la nube y priorizamos la eficiencia y la agilidad, seguro hemos disfrutado mucho de lo que nos ofrece este ecosistema, además del creciente número de aplicaciones de terceros que lo complementan; algunas con un potencial enorme como: Evernote, Notion, Adobe Express, Dropbox, Mote, Todoist, entre muchas otras, dependiendo del rubro en que nos desempeñemos o nuestra forma de trabajo.
En esta nueva lectura, y división, del trabajo cotidiano y el especializado, hoy se prioriza el ser eficientes, más aún si se trabaja en equipo; y es justo allí que las Hojas de Cálculo de Google se convierten en una gran alternativa, si es que no en la mejor: para el trabajo cotidiano. Microsoft se ha dado cuenta de ello y es por eso que ha desarrollado una versión en línea de sus aplicaciones ofimáticas para el trabajo en línea, con características similares a las Apps de Google. Hoy podemos abrir un navegador cualquiera, acceder a OneDrive, gratis, y crear un documento en MS Word Online, o una presentación en MS Power Point Online, o incluso una hoja de cálculo usando MS Excel Online. Esa es una gran noticia; lo malo es que a nivel operativo, aún le falta mucho por recorrer a Microsoft, pues sus versiones de ofimática en línea aún presentan fallos (algunos imperdonables, como la sincronización de OneNote, cuando trabajamos con diferentes dispositivos: frustrante). Pero, la competencia siempre es buena, porque los beneficiados seremos siempre los usuarios.
En ese contexto de competencia, aún Google Sheets, u Hojas de Cálculo de Google, lleva la delantera sobre sus competidores en línea; y es por ello que en las siguientes líneas detallaré cuáles son las 5 razones por las que deberías usar esta aplicación en tu trabajo:
El trabajo en equipo en Google Sheets es incomparable
Poder compartir una hoja de cálculo y procesar la información en equipo es una actividad indispensable hoy en día que trabajamos con una enorme cantidad de datos. Las áreas de ventas, márketing, finanzas, contabilidad y gestión de una empresa podrían ser mucho más ágiles trabajando con Hojas de Cálculo de Google compartidas. En la labor docente, ¿imaginan una hoja de cálculo a la que todos los maestros tengan acceso, tal que al llenarla arroje información sobre el progreso de los estudiantes y la evolución en el nivel de logro de sus competencias? Podría incluso ayudar a romper las barreras de las asignaturas y permitir aportar desde todas las áreas a la formación integral de los estudiantes. Es solo cuestión de ver la oportunidad.
2. La potencia de las vistas de filtro
Filtrar información en una hoja de cálculo es indispensable, cuando se maneja una gran cantidad de datos. Ahora, si trabajamos en equipo, crear filtros puede ser contraproducente para los colaboradores si olvidamos deshacerlos al salir, o si estamos todos trabajando a la vez en la misma hoja de cálculo. Pues ese problema, no es problema en Google Sheets, porque además de los filtros, existe la VISTA de FILTRO, que no es más que lo mismo que un filtro pero cuando se aplica solo lo ve el usuario que lo emplea; es decir, si creas una vista de filtro con ciertas condiciones en una base de datos, tus colaboradores, no verán la información filtrada, sino la data completa; tanto así, que ellos pueden crear sus propias vistas de filtro para trabajar de forma independiente, e incluso guardar esas vistas de filtro para su uso posterior, sin afectar el trabajo de los demás. ¿No es acaso una maravilla?
3. La integración de Google Sheets con otras aplicaciones
Otra de las grandes características de Google Sheets es que se comunica perfectamente con otras aplicaciones del ecosistema de Google, como Formularios, Calendario, Documentos, Presentaciones, Dibujos, Sites, Gmail, Mapas o Drive; e incluso con aplicaciones de terceros como Doctopus, XLMiner, Supermetrics, Yet Another Mail Merge, Autocrat, entre otras. Esta integración de Sheets con otras aplicaciones incrementa sus posibilidades aún más, pues se puede crear un pequeño sistema para ser aún más eficientes.
4. La creación de aplicaciones sin saber programar
Esta virtud de Google Sheets, la pone muy por encima de sus competidores. Gracias a Google AppSheet, es posible crear Apps, automatizar flujos e incluso integrar tecnología de terceros, teniendo solo nociones básicas de lógica proposicional; sin necesidad de saber programar. Imagínate crear una aplicación a la que tus clientes puedan acceder para hacer un pedido desde su móvil; o, en educación, una aplicación para saber qué docentes están disponibles en un horario determinado, para un reemplazo o para invitarlos a una reunión. En fin, son 2 ejemplos muy simples de entre las muchas posibilidades de Google Sheets y AppSheet.
5. El poder desarrollar soluciones propias a medida
Podría mencionar la facilidad de uso, la curva de aprendizaje, la automatización, el autoguardado, el manejo de versiones, el costo, y mucho más, como características favorables de Google Sheets; pero aquí me quiero centrar el Google Apps Script, que no es más que una plataforma creada por Google, en la nube, en la que usando el lenguaje de programación JavaScript, es posible interconectar aún más las aplicaciones de Google, a medida. Si bien es cierto se puede usar con casi todas las aplicaciones de Google, Google Sheets ocupa un lugar privilegiado pues allí pueden estar todos los inputs, provenientes de otras fuentes, como los Formularios; es decir, podemos convertir la data que ingresa en lo que querramos y así crear sistemas sencillos, que le den solución a necesidades propias; aquellas para las que se suele contratar software de terceros que cuesta muchísimo o por el que se tiene que pagar una suscripción. Usando los scripts en Google Sheets es posible desarrollar soluciones en todos las campos laborales, como las creadas por mi buena amiga, Alice Keeler para educación. Les dejo el enlace, aquí.
Como mencioné líneas arriba, seguro la lista de beneficios de usar Google Sheets podría ser más larga, y también la de desventajas, dependiendo del entorno en el que estemos más acostumbrados a trabajar; pero espero se comprenda bien la intención de esta publicación: el uso de hojas de cálculo en el día a día. Con este breve artículo no busco convencerlos de nada, sino comentarles mi experiencia y recomendarles el uso de esta aplicación por todo lo que ha significado para mí considerarla en mis labores diarias.
Espero la información sea útil y les anime a investigar más sobre las Hojas de Cálculo de Google.
Aprender y compartir…
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¡Hasta pronto!
